Introduction
Numériser un cimetière municipal, ça ne s'improvise pas. Entre les données éparpillées dans différentes sources, les tombes difficiles à lire, les registres papier aux graphies variables et les exigences de précision géographique, le processus requiert une méthode rigoureuse. Voici, de façon transparente, comment Sillage procède — de la première prise de contact jusqu'à la mise en ligne de la plateforme.
Phase 1 — Audit et cadrage (J1 à J7)
Tout commence par une réunion de cadrage avec la mairie. L'objectif : comprendre l'état des données existantes et définir le périmètre de la numérisation.
Ce que nous analysons :
- Existence et état des registres de concessions (papier, Excel, logiciel métier)
- Existence de plans du cimetière (papier ou numérique)
- Nombre estimé de sépultures à numériser
- Périmètre prioritaire (carré des martyrs, sections spécifiques, ou ensemble du cimetière)
- Contraintes particulières (tombes sans inscription lisible, concessions expirées, etc.)
Ce que nous livrons :
- Un rapport d'audit avec estimation du volume de travail
- Un calendrier prévisionnel
- Une liste des données manquantes à compléter
Phase 2 — Collecte terrain (J8 à J30 selon taille)
C'est la phase la plus visible et la plus exigeante. Une équipe Sillage se déploie sur le terrain avec un protocole précis.
Géolocalisation : Chaque sépulture est géolocalisée par coordonnées GPS avec une précision au demi-mètre. Nous utilisons une combinaison de GPS centimétrique et de relevé photographique pour garantir la précision du plan numérique.
Documentation photographique : Chaque tombe est photographiée sous plusieurs angles : face principale (inscription), vue d'ensemble, détails si nécessaire. Les photos sont géotaggées et horodatées.
Lecture des inscriptions : Les inscriptions lisibles sont transcrites directement sur tablette. Pour les inscriptions dégradées, nous croisons avec les registres papier de la mairie.
Données complémentaires : Pour les carrés des martyrs, nous collectons également les informations militaires disponibles (grade, unité, décorations) en consultant les bases de données accessibles (SGA Mémoire des hommes, Archives départementales).
Phase 3 — Traitement et enrichissement des données (J15 à J45)
Une fois les données terrain collectées, le travail de traitement commence en back-office.
Nettoyage et normalisation : Les données sont unifiées dans un format standard : un identifiant unique par sépulture, des champs normalisés (nom, prénom, date au format ISO, coordonnées GPS en WGS84), des photos compressées et optimisées.
Croisement avec les registres : Nous confrontons systématiquement les données terrain avec les registres municipaux pour détecter les incohérences et les compléter. En cas de doute, nous revenons vers l'agent municipal référent.
Construction des liens familiaux : Quand les données de filiation sont disponibles (actes de décès, registres paroissiaux), nous créons les liens entre défunts pour alimenter l'arbre généalogique.
Contrôle qualité : Un double contrôle est effectué sur un échantillon de 10% des fiches avant import. Tout écart est corrigé.
Phase 4 — Mise en ligne et formation (J45 à J60)
Import et publication : Les données validées sont importées sur la plateforme Sillage. La carte interactive est configurée aux couleurs et à la charte de la commune si souhaité.
Formation des agents : Une session de formation de 2h est organisée pour les agents municipaux qui seront amenés à utiliser la plateforme au quotidien : consultation, mise à jour des fiches, ajout de nouvelles sépultures.
Ouverture au public : La plateforme est rendue accessible en ligne. Une communication est proposée à la commune pour informer les citoyens (page Facebook, site web municipal, affichage en mairie).
Phase 5 — Maintenance et mises à jour
La numérisation n'est pas un projet à sens unique. Après la mise en ligne, Sillage assure :
- La mise à jour régulière des données au fur et à mesure des nouveaux décès (les agents municipaux ont accès à une interface d'administration simple)
- Le support technique pour répondre aux questions et résoudre les éventuels problèmes
- Les évolutions de la plateforme qui bénéficient automatiquement à toutes les communes partenaires
Garanties de qualité
Nous nous engageons sur plusieurs garanties clés :
- Précision géographique : ± 0,5 mètre sur la localisation de chaque tombe
- Taux de couverture : 95% minimum des sépultures identifiables numérisées
- Délai de mise en ligne : 60 jours maximum après le lancement du projet
- Confidentialité : les données sont hébergées en France, dans le respect du RGPD
Conclusion
La numérisation d'un cimetière est un projet sérieux, qui mérite une approche rigoureuse. Chez Sillage, nous avons construit notre méthode en confrontant la théorie à la réalité du terrain — avec toute la complexité que cela implique. Le résultat : une plateforme fiable, des données de qualité, et des communes qui peuvent enfin offrir à leurs citoyens un accès moderne au patrimoine funéraire local.
Vous souhaitez en savoir plus sur notre méthode ? Contactez-nous — nous serons ravis de vous expliquer comment cela se passerait concrètement pour votre commune.